Tra burocrazia e ritardi nella gestione delle attività, come organizzare in modo efficiente gli interventi di manutenzione?

Immaginiamo che i professionisti si rivolgano a CLIMA GO per risolvere dei problemi quotidiani che limitano la loro attività e la possibilità di guadagno. Quali sono i limiti che incontrano più di frequente i tecnici del settore secondo la sua esperienza?

« Il mondo in cui operano sta subendo una grande trasformazione, che è solo all’inizio. I protocolli di Kyoto sono stati la premessa per rendere l’ecologia il principale business dei prossimi venti anni. Ovviamente, quando un settore diventa così centrale, viene subito fatto oggetto di burocratizzazione. Una scelta necessaria anche perché, per conseguire gli obbiettivi ambiziosi che sono stati fissati, non solo sarà necessario erogare una grandissima quantità di risorse economiche, ma anche porre sotto controllo i processi, attraverso i quali tali obiettivi saranno raggiunti, sviluppando quindi un articolato controllo burocratico.

Da qui, ad esempio, la comparsa dei catasti regionali e del registro F-Gas, che hanno aumentato e continueranno ad aumentare il carico di adempimenti amministrativi, imposti ai professionisti, che ne subiscono le ripercussioni in fatto di tempo e i costi.

Tutte le persone abituate a lavorare in un sistema libero, si sono trovate a dover correre ai ripari, per non essere travolte dagli obblighi amministrativi, che hanno portato a un incremento insostenibile degli oneri per le risorse impiegate negli uffici.
Ad esempio, il titolare, specie se della piccola azienda, avrà sempre meno tempo per fare l’imprenditore, dovendo affiancare l’ufficio nelle pratiche burocratiche. In altri casi, non si riescono a cogliere le opportunità di business generate dai bonus previsti dall’attuale legislazione Covid, perché le risorse sono impegnate nella gestione dell’amministrazione ordinaria, gravata da catasti regionali, registro f-gas, fatturazione elettronica, gestione delle scadenze e dei clienti.
Peggio, il notevole incremento dei costi amministrativi, ha eroso notevolmente il ricarico effettivo che ciascun manutentore poteva ottenere per ogni suo intervento. »

CLIMA GO quindi, mi sembra di capire, nasce tenendo conto di tutte le difficoltà che possono presentarsi nell’attività di termoidraulici, frigoristi, ecc.. Le andrebbe di spiegarci in che modo il software riesce a semplificare la gestione del lavoro giorno per giorno?

« Molti dei software presenti sul mercato, dedicati al settore della manutenzione, hanno almeno una ventina d’anni di vita. In ambito tecnologico l’età ha un peso notevole. I limiti di applicazioni obsolete sono molto evidenti e si riscontrano sia dal punto di vista strutturale sia da quello funzionale. Per inciso, le applicazioni invecchiano di pari passo con la tecnologia e, per quanti sforzi si siano potuti fare per permettere alle vecchie applicazioni di dialogare con il parco tecnologico attuale, sfruttando internet ed i più svariati dispositivi mobili, esse rimangono legate a un vecchio metodo di lavoro che non può essere innovato, soprattutto per il grosso costo che comporterebbe e che aumenterebbe a causa dei vincoli tecnologici dell’architettura di partenza.

CLIMA GO è nato adesso, in un contesto in cui sono presenti tecnologie Smart che hanno la possibilità di comunicare fra di loro.

Questa grande funzionalità ci ha permesso di dotarlo dell’intelligenza necessaria per fornire all’operatore, in modo naturale ed ergonomico, l’accesso immediato a ogni tipo di dato, sia che si trovi in ufficio o da qualsiasi altra parte, sia che utilizzi un pc, un tablet, un cellulare o, banalmente, il televisore di casa, o dell’albergo in cui sta facendo le vacanze.
Inoltre, la possibilità di sfruttare le potenzialità di un’applicazione nativa in Cloud, ci ha permesso di dotare CLIMA GO della capacità di gestire effetti domino tali per cui, certe fasi del processo di gestione di un intervento diventano completamente automatizzate: lasciando all’ufficio, ad esempio, il solo compito di prendere un appuntamento e di rendicontarlo agli enti competenti quando concluso. Con un click.

La capacità di comunicazione tra sistemi ci ha aiutato a dotare CLIMA GO di una capacità fuori dal comune: quella di incrementare sensibilmente la qualità del dato.
Grazie a questo software è letteralmente impossibile sbagliare nell’inserimento dell’indirizzo di un impianto o di una persona, perché, già in fase di digitazione, il dato viene immediatamente confrontato con quello presente nel viario del catasto regionale e con la georeferenziazione di Google.
E quando il dato geografico è preciso, allora CLIMA GO è in grado di suggerirti automaticamente, in fase di inserimento dell’appuntamento, qual è il giorno e momento più efficiente, valutando gli appuntamenti già in essere nei pressi di quello che si sta andando a fissare.

Alla luce delle recenti evoluzioni tecnologiche abbiamo potuto unire i trattini, sfruttando il concetto di ergonomia del software che venti anni fa era inimmaginabile, per mettere in relazione tra loro dati di varia natura e ottenere degli automatismi che ci permettono di trattare un intervento come un unico processo, in cui ciascun attore è chiamato a gestire la parte che gli compete. L’ufficio prende l’appuntamento, il tecnico lo esegue, se necessario contrattualizzando il cliente e fatturando in tempo reale, lasciando o meno un follow up per la persona designata in ufficio. L’ufficio manda i dati allo SDI, al catasto regionale, al registro F-Gas, sempre con pochi click! »

Dall’organizzazione al risparmio. Sembrano due concetti molto diversi, ma che CLIMA GO riesce a portare sullo stesso piano, uno come conseguenza dell’altro. In che modo è possibile risparmiare grazie a questo gestionale?

« Torniamo a quanto dicevamo prima, quando parlavamo dell’appuntamento: la persona che sta al telefono non deve più necessariamente conoscere il territorio su cui opera e non deve più perdere tempo scorrendo avanti e indietro un’agenda, che più è popolata più sarà difficile da consultare. La soluzione è già lì, offerta in un millesimo di secondo.

Ma il risparmio non si ottiene solo in fase creazione degli appuntamenti, il più grande vantaggio economico deriva dalla sensibile riduzione delle distanze tra un appuntamento e l’altro.
L’esempio più utile è sempre quello pratico: pensiamo di risparmiare almeno due minuti di un addetto al telefono, almeno dieci minuti di viaggio del tecnico e non contiamo l’indotto risparmio di carburante e usura del veicolo.

Limitiamoci a moltiplicare questi dodici minuti di risparmio per una media di duemila interventi manutentivi all’anno: che risultato otteniamo in ore uomo risparmiate? Quando costa, all’azienda, una singola ora uomo?

Tenga presente che io mi fermo qua, ma siamo solo a metà dell’esempio!
Potrei dimostrarle come arriviamo a conteggiare un risparmio di almeno 20 minuti a intervento, utilizzando il metodo di lavoro di CLIMA GO. »

Si tratta di uno strumento digitale, un gestionale. Come si abbina uno strumento del genere all’attività di chi preferisce avere “le mani in pasta” e lavorare in prima persona? É intuitivo?

« Assolutamente, diversamente non le avrei parlato del concetto di ergonomia del software, venti anni fa inesistente.
Essendo un’applicazione web non si rende necessario scaricare altri software sui dispositivi mobile ed è pienamente utilizzabile, in tutte le sue funzioni, da qualsiasi dispositivo.
Quindi, il titolare che avesse piacere ad avere comunque le mani in pasta, potrebbe avere il controllo completo dell’intera Azienda dal proprio Smartphone, inserendo un intervento, ma anche accedendo alla contabilità, facendo preventivi, inviando documenti per mail ai clienti, prendendo e organizzando in prima persona gli appuntamenti per i dipendenti. »

Quindi, mi dice che CLIMA GO oltre che da computer può essere gestito anche via smartphone? Anche da chi si trova continuamente in auto per realizzare interventi?

« Certo, qualsiasi dispositivo che possa collegarsi a internet. Persino una Playstation. »

Alla luce di tutte queste caratteristiche interessanti, il Signor Fabrizio Di Terlizzi ci racconta come CLIMA GO ha rivoluzionato la sua attività, che si occupa di impianti caldo/freddo nella provincia di Genova. Com’era gestita l’organizzazione del lavoro prima dell’introduzione di questo rivoluzionario strumento?

« Nella mia azienda Tuttogas srl avevamo uno dei classici vecchi gestionali. Avevo una dipendente storica e una part-time di supporto. E contando anche me, facevamo tre tecnici.
Pochi giorni prima di partire con CLIMA GO la mia dipendente storica ha rassegnato le dimissioni. La perdita era gravissima: la persona era la memoria storica dell’azienda, conosceva il territorio come pochi e ogni cliente per nome. Ho avuto davvero paura.

Ho immediatamente sostituito la dipendente, ma per motivi di tempo ho scelto una risorsa che proveniva da un settore completamente diverso. Le premesse mi hanno fatto temere il fallimento. Ma per fortuna la facilità d’uso del sistema CLIMA GO ha praticamente guidato le operatrici in amministrazione, le ha aiutate a trovare gli appuntamenti giusti, pensando lui a collocarli geograficamente alla minor distanza l’una dall’altro.

Contestualmente, applicando il metodo di CLIMA GO, l’onere della produzione della fatturazione è stato ribaltato su noi tecnici. Questo potrebbe far pensare a un incremento dell’impegno amministrativo da parte nostra, ma in realtà è l’opposto.
In CLIMA GO trovo già pronti e precompilati tutti i documenti come il rapporto di efficienza, quello di intervento e la fattura. Io e gli altri tecnici dobbiamo solo acquisire le firme e inviare il tutto, per mail, al cliente.

Grazie alla grande riduzione del lavoro amministrativo e alla gestione ordinata dei processi operata da CLIMA GO, la mia azienda ha potuto assorbire in tempi rapidissimi quella che sembrava essere una colossale perdita.
Due anni e mezzo dopo quel periodo di grande paura, possiamo dire che Tuttogas, a parità di fatturato, ha un tecnico in meno e solo due addette part time in ufficio, invece che una full time e una part time. CLIMA GO ha sostituito efficacemente una persona e mezzo, permettendo di risparmiare un’importante quantità di risorse, rendendo molto più semplice il lavoro di tutti noi. »

Signor Gambetta, quali moduli CLIMA GO sono stati scelti per questa attività e in che modo hanno permesso di semplificare e ottimizzare le operazioni quotidiane?

« Il Signor Fabrizio è partito con una versione completa del prodotto, ossia anagrafica, impianti, agenda, scadenze, contabilità, note fotografiche, georeferenziazione, integrazione catasto, documentazione tecnica, fatturazione elettronica, magazzino, CRM, contratti, borsa del tecnico… »

Per concludere, a suo avviso, quali sono gli strumenti imprescindibili per l’organizzazione di un’attività di termoidraulica e climatizzazione che non perda più tempo fondamentale nella gestione del lavoro?

« Guardi, in un futuro molto prossimo sul mercato si riverseranno le multi utility. La loro potenza economica e organizzativa permetterà loro di vendere macchine e assistenza alle stesse, spalmando i costi sulla bolletta dell’energia o del gas.
Molti manutentori oggi si difendono dicendo che l’assistenza che danno loro è migliore e più qualificata di quella offerta da tecnici mercenari assoldati dalle utility. Può essere anche vero. Ma non basta.
Per confrontarsi con il mercato che è già dietro l’angolo avranno la necessità di essere più bravi e di non costare troppo di più. Essere più bravi dipende da loro, ma per non costare troppo di più, invece, avranno bisogno di rimodulare il loro modo di lavorare, tornando a recuperare, su ogni intervento manutentivo che fanno, il ricarico che non hanno più. A questo pensa CLIMA GO.»